事務作業の省力化や資料作成に役立つ、Excelの使い方を紹介

Excelの機能を最大限に生かして、業務の省力化や経営状況を分析できる資料の作成方法を解説します。

"2つの項目を結合" する時に「区切り文字」付ける「取得と変換」

「取得と変換」「区切り文字」を付けて "2つの項目を結合する

 

「取得と変換」を使えば、"2つの項目" に「区切り文字」を付けて結合することができます

 Excelの機能「取得と変換」は、従来アドイン(外部プログラム)だった「Power Query エディター」をExcel"リボン" からコマンドとして使えるようにしたものです。

 この「取得と変換」を使えば、数式(関数)を使わずに「元のデータ」から必要なデータを取り込み変換することができます。

 「2つの項目を、1つに結合」したり、逆に「1つの項目を、2つに分割」することもできます。

 その他にも、様々なことができますが今回は「2つの項目に "区切り文字 "を付けて結合する方法を説明します。

 

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"2つの項目"「ー」を付けて結合

 「コードNo.1」「コードNo.2」の2つの項目を、「ー」を付けて1つの項目に結合します。

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「取得と変換」を使う

 「取得と変換」は、アドイン(外部プログラム)の、「Power Query エディター」Excelの標準機能(コマンド)と同じように、"リボン" から簡単に使えるようにしたものです。

 ※「Power Query エディター」が立ち上がると、"閉じる(終了させる)まではExcelの操作ができなくなる" ので注意してください。

 

「元の表(データ)」を取得する

 PowerQueryエディターは、"テーブル単位" でデータを取り扱います。

 「テーブル化されていない表(データ)」を選択した場合は、「テーブルの作成」ダイアログが開き、テーブル化されます

  1. 結合したい「項目」のある「表」のどこか1カ所にカーソル(アクティブセル)を置きます
  2. 「データ」タブを選択
  3. 「テーブルまたは範囲から」のコマンドを実行
  4. テーブルの作成ダイアログで、"テーブル化する範囲が正しく選択されている" のを確認
  5. 「先頭行をテーブルの見出しとして・・・」にチェックを入れる
  6. 「OK」をクリック

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「PowerQueryエディター」が立ち上がります

 画面が切り替わり、PowerQueryエディターが立ち上がります。

 PowerQueryエディターを終了(閉じる)させるまでExcelの操作はできなくなるので注意してください。

※ 間違えて立ち上げた場合は、画面右上の「 ✖ (閉じる)」ボタンを押して、ポップアップウィンドゥでは「破棄」を選択してください。

  1. 「列の追加」タブを選択します
  2. 結合する1つ目の項目の「項目名」の部分をクリックして選択します 項目全体に『色』が付きます)
  3. "Shiftボタンを押しながら"、結合する2つ目の項目の「項目名」をクリック
  4. 「列のマージ」をクリック 2つ以上選択しないと表示されない)

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「列のマージ」ダイアログが開きます

 「列のマージ」ダイアログで"区切り文字を指定" します。

  1. 「区切り記号」ラジオボタン「▼」をクリック
  2. プルダウンリストから「カスタム」を選択
  3. "カスタム" のボックスに「 - 」を入力
  4. "新しい列名" の「コードNo.」を入力
  5. 「OK」をクリック

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「結合済み」の列が追加されました

 「コードNo.1」「コードNo.2」「 - 」を付けて結合した "列" が一番右の列に追加されました。

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不要になった「列」を削除

 不要になった「元の列」を削除します。

  1. "削除する列の1つ目の列"「項目名」をクリックして選択
  2. 「Shiftキー」を押しながら"削除する2つ目の列" をクリックして2つの列を選択状態にする
  3. 「ホーム」タブを選択
  4. 「列の削除」をクリック

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不要になった「列」が削除されました

 "適用したステップ" のボックスに「削除された列」のクエリが作成されました。

  この「クエリ」を削除することで、元の状態に戻すことができます。

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作成した「列」を、先頭に移動

 作成した列は「一番右」に追加されるので、「先頭(一番左)」に移動します。

  1. 移動する「コードNo.」の列を選択 項目名をクリック)
  2. クリックして選択したまま、先頭に移動

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PowerQueryエディターを閉じてワークシートを作成

 PowerQueryエディター閉じて作成した「表」を含むワークシートを作成します。

  1. 「閉じて読み込む」ラジオボタン「▼」をクリック
  2. プルダウンリストから「閉じて次に読み込む」を選択

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「表(データ)」の、取り込む方法を選択します

 PowerQueryエディター終了し、Excelの画面に戻ります。

 "データのインポート" ダイアログで、作成した「表(データ)」を取り込む方法を選択します。

  1. ブックで表示する方法を「テーブル」に指定
  2. データを返す先を「新規ワークシート」に指定
  3. 「OK」をクリック

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完成した「表」を含む、"ワークシート"が作成されました

 PowerQueryエディターが閉じExcelの画面に戻り、完成した表を含むワークシートが作成されました。

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「取得と変換」で作成した「表」は、クエリと接続している

 取得と変換(PowerQueryエディター)で作成した「表」は、「クエリ」と接続されています。

 接続している「クエリ」を選択(※ ダブルクリック)すると、PowerQueryエディターが立ち上がり「クエリ」を編集することができます。

 「クエリ」に保存された作業内容は、工程ごとに「ステップ」として保存されているので、「結合」、「削除」、「移動」の作業をやり直したり、新たに作業を追加したりすることができます。

  1. クエリと接続している「表」に、アクティブセルを置きます
  2. 「データ」タブを選択
  3. 「クエリと接続」を選択
  4. クエリと接続のウインドウが開くので、編集する「クエリ」をダブルクリック

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PowerQueryエディターが立ち上がり、「クエリ」の内容が表示される

 PowerQueryエディターが立ち上がります。

 作業内容の工程「ステップ」としてウィンドゥに表示されています。

 「ステップ」を選択すると、"作業" を実行した状態まで戻すことができます。

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取得した「元の表」に変更を加えても「更新」することができる

 取得と変換で作成した表は「クエリ」で、データを取得した「元の表」に接続しています。

 作成した「表」を選択して、「更新」することで「元の表」に加えた変更を反映させることができます。

  1. クエリと接続している「表」に、アクティブセルを置く
  2. 「データ」タブを選択
  3. 「すべて更新」をクリック

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  このように、「取得と変換」で"分割"、"結合"、"削除"などの作業を行えば「元の表」に手を加えることなく作業をすることができます。

 「元の表」に手を加えないのでやり直しを簡単にすることができます、毎月パソコンから出力(書き出した)した「表」を加工したり、受け取った「表」を加工する際などに何度も同じ "作業" を繰り返す必要がありません

 また、「クエリ」が更新できる特徴を利用すれば、「元の表」にデータを追加して "更新" するだけで、「任意の様式に加工した表」が作成できます。

※ PowerQueryエディターは「テーブル化」された "範囲" が操作対象になるので「テーブル化された範囲が自動で広がる」特徴を利用します

 

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