複数のスケジュール表を「月間行事予定表」に転記する
パソコンでのスケジュール管理は便利ですが、「予定表」を印刷して配布する場合などには「好みの様式」に変えることができません。
Excelで予定表を作成する場合は、縦書きで作成することになると思いますが、月間行事予定は横書きが一般的です。
このような時にVLOOKUP関数で表引きすれば、簡単に縦書きのスケジュール表を横書きの月間行事予定表に転記することができます。
さらにVLOOKUP関数を構造化参照にすることで、複数のスケジュール表を月間行事予定表に転記することができます。
今回は、VLOOKUP関数で表引きして、単純な箇条書きの複数の予定表から「月間行事予定表」を作成する方法を説明します。
そして「年月」を指定すれば、条件付き書式を使って自動的に月間行事予定表に条件に合わせて「書式」を設定する方法を説明します。
- 月末を正しく表示する（※ ２月の月末部分の表示が「２９日、３０日、３１日」ではなく「１日、２日、３日」になるようにする）
- 曜日を自動で表示する
- 「土」「日」「祝日」に自動で色を付ける
横方向の「月間行事予定表」を作成する
「年」と「月」を指定するだけで、「行事予定」と「ToDo」の2つのスケジュール表からVLOOKUP関数を使って転記します。
「年」「月」を指定するだけで、２種類のスケジュールが転記される
「スケジュール表」を作成する
スケジュール表は年別や月別に分けずに連続して作成しておけば、VLOOKUP関数で指定した年月を選択して転記します。
- 「月間行事予定表」への転記は「年」「月」を指定するので、「スケジュール表」は年別や月別にする必要はなく、連続して入力できる。
- 「スケジュール表」を「テーブル化」しておけば、後からの追加・修正も可能。
- 「Todo」などで「一定期間の予定」を入力したいときは、完了日(予定)のブランクの内容を入力する。
VLOOKUP関数を使ってスケジュール表から「予定一覧」へ表引きする
FALSE（完全一致）で「行事予定」を表示する
数式「=IFERROR(VLOOKUP(DATE($AB$1,$AE$1,B3),行事予定,2,FALSE)&"","")」を入力する。
※ IFERROR関数でスケジュールのない部分でエラーが出たら空白「" "」にします。
- DATE関数を使って「年」を指定する
- DATE関数を使って「月」を指定する
- DATE関数を使って「日」を指定する
- 参照範囲を「行事予定」に指定する
- 列番号を「２列目」に指定する
- 検索方法を「FALSE」と指定し、完全一致のみを抽出
TRUE（近似値）で「ToDo」を表示する
数式「=IFERROR(VLOOKUP(DATE($AB$1,$AE$1,B3),ToDo,2,TRUE)&"","")」を入力する。
- DATE関数を使って「年」を指定する
- DATE関数を使って「月」を指定する
- DATE関数を使って「日」を指定する
- 参照範囲を「ToDo」に指定する
- 列番号を「２列目」に指定する
- 検索方法を「TRUE」と指定し、近似値を抽出
「月間スケジュール表」が完成しました
「行事予定」や「ToDo」の表には３月の予定も入力されていますが、行事予定もToDoも表示されません。
違う月のデータを表示させます
- 一覧表で選んだ「月」のデータだけが表示されます
- 「行事予定」「ToDo」の表は「年」や「月」で分ける必要がない
- 「日付」の上下は関係ないので、「後から追加」したデータを最下行に入力してよい。
- 予定表は「テーブル化」しておく。（※ データが増えても参照や検索の範囲を修正する必要がない)
VLOOKUP関数を使えば、簡単な「箇条書き」のスケジュール表から「月間行事予定表」に転記することができます。
データの内容別の表にしておくことで効率よく管理・運用することができます。
「月間行事予定表」の様式も「縦書き」「横書き」「複数列」など自由に作成することができます。
「月間行事予定表」に直接データを入力する方法では、予定が変更になった時の作業が大変になります。
表に「条件付き書式」を設定しておくことで、「曜日」が自動で入力され、「土」「日」「祝日」に自動で色がつく万年カレンダーの要素も加えることができます。
その２では、条件付き書式を使ってカレンダーに書式を設定する方法を紹介します。
