Wordの「変更履歴の記録」機能を使って作業効率を上げる（その２）

  今回は前回説明した「変更履歴の記録」の操作方法を説明します。

変更履歴の記録の設定方法

必ず「作業」を開始する前に設定をしておきます。

1. 「校閲」タブを選択
2. 「変更履歴の記録」をクリック

文章を修正（編集）します

1. 「保健室から・・・」の字体をHGPゴシックに変更
2. 「18年度」を「19年度」に変更

シンプルな変更履歴／コメントを表示させる

変更（修正）がある「列」に、「赤いバー」が表示されます

「赤いバー」をクリックすると変更履歴が表示されます

• 「赤いバー」は「黒いバー」に変わります
• 右側に変更履歴を表示するエリアが表示されます
• 「書式」「書体」などを変更した場合は「エリア」に表示される
• 文字の「修正」「削除」などは、文章内に直接表示されます

変更履歴ウィンドを表示する

縦長の〔変更履歴〕ウィンド

横長の〔変更履歴〕ウィンド

文書を並べて表示して「比較」します 

文書の2つの版を比較します

「元の文書」と「変更された文書」と「比較結果」を表示する文書を表示

「比較結果」のウィンドウは「承諾」された結果が表示されます。

変更箇所を「承諾」し、確定させます

1. 「承諾」したい部分を選択
2. 「承諾」をクリック
3. 「承諾して次へ進む」をクリック

「承諾」済みの部分は、ウィンドウから消えます

全て「承諾」されると、「赤いバー」をクリックしても何も表示されなくなります

変更箇所をもとに戻すこともできます

校正（修正）してほしい文書を人に渡し、戻ってきた文書を画面に表示し「元の文書」、「戻ってきた（修正された）文書」を見ながら「承諾」し、その結果を確認しながら進めることができます。

直接、校正（修正）するのではなく「コメント」を付けて指示することもできます

コメントを付けます

1. 「コメント」を付けたい部分を範囲選択します
2. 「校閲」タブを選択
3. 「新しいコメント」をクリック
4. コメントを入力します

コメントを返信します

「解決」済みにします

このように「コメント」を使うことにより、校正（修正）を指示する時にプリントアウトしてから赤ペンを入れたり、付箋を付けたりする必要がありません。

メール等でファイルを受け渡しする場合も、指示用の「別ファイル」を添付したりする必要がありません。

プリントアウトされた「文書」を見ながら修正したり、付箋や指示書を見ながらどこを修正するのか探したりする必要がありません。

特に効果的なのが、「規定」や「議事録」などの複雑な文書を校正（修正）する際には、「前の方が正しかった！」という場合にも、「履歴」がのこるので、修正前に戻すこともできます。

操作は、事前に「変更履歴の記録委」をクリックしておくだけです。

校正（修正）の必要な文書を作成する際にはぜひ活用してください。

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