事務作業の省力化や資料作成に役立つ、Excelの使い方を紹介

Excelの機能を最大限に生かして、業務の省力化や経営状況を分析できる資料の作成方法を解説します。

データの組み合わせを「シナリオ」として登録する

値の組み合わせ「シナリオ」として登録すれば、それを切り替えて結果をシミュレーションすることができます。

 

 

 「シナリオ」としてデータを組み合わせを何通りも登録しておき、それを切り替えることで分析作業をスムーズにすることができます。

  予算の作成時などに、いくつかのパターンを登録しておき、それを切り替えることによって全体がどうなるかなどの「シュミレーション」をすることができます。

 

アパートごとに異なる、「賃料」「管理料」「駐車場」を登録しておく

 アパートごとに名前を付けて「賃料」「管理料」「駐車場」の金額を、シナリオとして登録しておけば、「アパートの名前」を指定するだけで金額を入力することができます。

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 「シナリオ」を登録します

 「値」の組み合わせを、「シナリオ」として登録していきます。

  1. 「データ」タブを選択
  2. 「What If 分析」をクリック
  3. 「シナリオの登録と管理」をクリック
  4. シナリオの登録と管理で「追加」をクリック
  5. シナリオ名「アパートA」を入力
  6. 変化させるセルを選択(範囲選択)
  7. 「シナリオの値」を入力します 

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「シナリオ」を追加していきます

 シナリオの登録管理「追加」ボタンを押して、「アパートB」「アパートCシナリオを追加していきます

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シナリオを切り替えて表示します

 表示したい「シナリオ」を選択して、「表示」ボタンをクリックすることで、登録しているシナリオに切り替えることができます。

  1. 「データ」タブを選択
  2. 「What If 分析」をクリック
  3. 「シナリオの登録と管理」をクリック
  4. 表示したい「シナリオ」を選択します
  5. 「表示」ボタンをクリックします

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「シナリオ」コマンドをリボンに配置して、素早く切り替えることもできます

 初期設定では「シナリオ」はWhat-If分析の機能の一つとして表示されますが、設定を変更することで「ホームタブ」に表示することができます。

初期設定では「シナリオ」データタブの「What-If分析」にあります

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リボンに登録しておけば、シナリオの切り替えをスムーズにすることができます。

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「リボンのユーザー設定」を使って、リボン「シナリオの切り替えボタン」を配置

 「リボンのユーザー設定」を使えば、リボンの表示を好みに応じて変更することができます。

「リボン」が表示されていない場合は、表示オプションで表示させます。
  1. 「リボンの表示オプション」ボタンをクリック
  2. 「タブとコマンドの表示」を選択

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「リボンのユーザー設定」で「シナリオ」の表示設定

 リボンの設定をするには、「リボンの空白部分(何もない部分)」を右クリックすることで「リボンのユーザー設定」のダイアログを表示することができます。

  1. 「リボン」の空いている部分「右クリック」する。
  2. 「リボンのユーザー設定」をクリックして、Excelのオプション」を表示させる。

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 Excelのオプションを設定する
  1. メインタブで「ホーム」を選択
  2. 「新しいグループ」をクリック

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「ホームタブ」「新しいグループ(・・・)」が登録されました
  1. 「ホーム」の「 」ボタンをクリックして、詳細を表示します
  2. 登録した「新しいグループ(ユーザー設定)」を選択
  3. 「名前の変更」をクリック
  4. 「アイコン」を選択
  5. 「表示名」を入力します   

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「マイツール(ユーザー設定)」に、コマンド「シナリオ」を追加します
  1. コマンドの選択で「すべてのコマンド」を選択します
  2. スクロールして「シナリオ」選択状態にします
  3. 「マイツール(・・・)」選択状態にします
  4. 「追加」をクリックします   

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「メインタブ」「ホーム」「マイツール」シナリオが登録されました

 メインタブのホームに「シナリオ」が登録されています。 

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メインタブの「ホーム」に、シナリオのボタンが表示

 「メイン」タブの右端に「シナリオ」が表示されるようになりました。

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「シナリオボタン」をクリックして、シナリオを切り替えることができます

 リボンに配置した「シナリオボタン」を使ってシナリオを切り替えることができます。

  1. シナリオのラジオボタン」をクリック
  2. 表示された「シナリオ」を選択する

※ 「現在セルに入力されている値に基づいて・・・」が表示された場合は、「いいえ」を選択する。

※ 「はい」を選択すると、表示されている「」でシナリオが再設定されてしまうので注意する

   

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 「シナリオ」として「数値」の組み合わせを登録しておき、それを切り替えることによって、シュミレーション(分析)をすることができます。

 予算の作成時などに、「ここと、ここをこの数字にしたら、全体の予算はどうなるだろう?」というシュミレーションをするときなどに活用できます。

 「シナリオ」と「ゴールシーク」を組み合わせて使えば、予算検討時の時などに強い味方になると思います。

 

  

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