Wordの様々な機能を使って「役員会の案内」を効率よく作成しましょう
ここ何回かはWordの機能の紹介をしてきました。
今回はWordの便利な機能である「段落番号」と「段落記号」など「段落」に関する機能を使って効率よく文書を作成する方法を紹介します。
- Wordの様々な機能を使って「役員会の案内」を効率よく作成しましょう
前回も説明したように、Wordには「段落」という概念があります。
一つの段落は「一つの塊」として扱われ、そのルールに従えば効率よく文書の形態や書式を編集できるようになります。
例えば「第1号議案」と「第2号議案」の内容を入れ替えた場合も、文書を入れ替えるだけで数字の部分は自動的に「再附番」されます。
また議案を増やした場合も、自動的に「第〇議案」と自動的に付け加えられます。
複雑な「体裁」をした文書も、簡単な操作で作成できます
このように平打ちした文書が
ほんの数ステップの操作で、複雑な体裁に変わります
「アウトライン」の機能を使えば、修正もワンタッチです
他の回で紹介した「アウトライン」の機能を使えば修正も簡単です
段落が変わることによって「番号」が乱れても、「自動的に番号を振る」の機能で修正できます
それでは実際にやってみましょう
書式を気にせず文書を作成します
「改行」と「改段落」に注意して入力してください
改行 → SHIFT＋Enter
改段落 → Enter
「ぶら下げインデント」を設定します
ぶら下げインデント「3字分」が設定されました
段落番号を設定します
段落番号「第〇号議案」が設定されました
「第1号議案～」にインデントを設定します
- 設定する段落を選択して、「右クリック」します
- 「段落」をクリック
- インデント「左 ２字」に設定します
「インデント」２文字が設定されました
番号書式「１.」を設定します
番号書式「１.」が設定されました（左インデント２文字も設定）
体裁を整えるために、各段落の後に「0.5行」の間隔を入れます
各段落の「後」に0.5行の「間隔」が挿入されました
「議案」を増やしても正しく「附番」されます
- 新しい「議案」を作成する、前の段落の最終行で「改段落」（Enterキー）すると、新しい段落が作成され自動的に「附番されます」
- 「改行」（SHIFT＋Enter）の場合は、行が変わるだけです
「アウトライン」表示で作業するとさらに効率が上がります
「アウトライン」表示にします
- 「表示」タブを選択
- 「アウトライン」をクリック
「第2号議案」と「第3号議案」を入れ替えます
- 「第2号議案」を選択します
- 「1つ下のレベルへ移動」をクリック
2号議案と3号議案が入れ替わり、自動附番されました
このように「段落」の概念を理解することで、文書の体裁を整えたり、修正したりすることが簡単にできるようになります。
この他にも、「段落記号」の種類を変えたり、「レベル」を使うなど色々な機能が用意されています。
文書を作成するときに、最初から「書式」を色々と設定せずに、「平打ち」をしておいて、後から段落の機能を使って「書式（体裁）」を整えることで、修正や変更が簡単にできるようになります。
始めのうちはかえって面倒に感じることもあると思いますが、ぜひマスターして効率よく文書を作成してください。
