重複しているデータのチェックに「COUNTIFS関数」を使う
今回は重複しているデータを「削除」せず、重複していることを警告する方法を紹介します。
「重複の削除」コマンドは簡単に重複しているデータを削除することができる便利な方法ですが、どのデータを削除したのかが分からないので顧客データなどを扱う際などには注意が必要です。
このような場合はCOUNTIF関数を使って重複しているデータを表示することにより、削除前に確認することができるので、大切なデータを削除してしまうことを防ぐことができます。
※ COUNTIF関数を使って、重複データを削除する方法はこちらをご覧ください
重複チェックの方法は２種類あります
COUNTIF関数を使って「重複」を表示する方法には２種類あります。
- COUNTIF関数で、重複しているデータが「何個」あるかを表示する。
- IF関数とCOUNTIF関数を組み合わせて、重複しているデータがある場合に「重複」と表示する。
１．範囲内でそのデータが何個目なのかを表示する
重複しているデータが「いくつあるか」を確認することができます。
２．重複しているデータがあった場合は「重複」を表示する
表示されるものが「重複データ」のみなので、重複の状況を確認しやすくなります。
１．「重複チェック１」のフィールド（列）で「重複データ」をカウントする
「重複チェック１」のフィールドに、同じデータが何個あるのかを表示する。
この方法で確認すれば、「２」つ目と表示されているデータが実は「半角・全角の違いやスペースのあるなし」が違うだけで実際は同じものであることを確認することができます。
同じものが「何個」あるかカウントする
COUNTIF関数を使って、検索範囲内に検索条件に一致するものが「何個あるか」を返します。
「重複チェック」のフィールドに、「同一データの何番目か」が表示される
２．重複しているデータがあった場合、「重複」と表示する
- IF関数を使って、重複データが「１個以上」あった場合「真」とし、「偽」の場合は「空白」を表示する
「関数の引数」のダイアログで設定する
値が真の場合に「重複」を表示し、値が偽の場合に「空白」を表示させます。
同一データの２番目以降のデータに「重複」が表示されます
※ 重複データがあった場合は「削除」して整理する
フィルターのオプションで「重複の削除」を指定することができます。
「クイック分析」の機能を使って「テーブル化」します
※ 「クイック分析」を使わない方法は、過去記事を参照してください
- 「表」のどこか１カ所を選択して「右クリック」
- 表示されたボックスから「クイック分析」を選択
- クイック分析のボックスで「テーブル」を選択
- 「テーブル」を選択
テーブル化された表で「重複の削除」を実行します
- テーブル化された表の「どこか１カ所」を選択
- 「テーブルツール」が表示されているのを確認
- 「デザイン」タブを選択
- 「重複の削除」をクリック
- 「すべて選択解除」をクリック
- 「重複」を解消したい「フィールド(列)」を選択（※ 複数選択も可）
重複していた、２個のデータが削除されました
※ この方法では「どんなデータが重複していたか」は確認できません
今回は、関数を使って「重複しているデータ」を確認する方法を説明しました。
「リスト入力」の元データを作成するような場合には「重複の削除」で削除しても問題ありませんが、「顧客データ」のような場合にはいきなり削除せず、関数を使って、重複を確認する方が安全です。
色々な方法を状況によって使い分けてください。
- 重複しているデータのチェックに「COUNTIFS関数」を使う
