「違う名称」で入力されているデータを統一する
会社名が「(株) 〇〇物産」と「株式会社 〇〇物産」のように、違う形で入力されている場合、集計・分析する際には統一する必要があります。
そのような場合、「フィルター」の機能を使えば簡単にデータを修正して統一することができます。
商品名が混在しているリスト
入力者が違うことなどにより、商品名が「カップ麺詰め合わせ」と「カップ麺詰合せ」、「カフェオーレ」と「カフェオレ」が混在してしまう時があります。
これを一つひとつ修正するのは大変な作業です。
「フィルター」の機能を使って「商品名」を修正する
リストをテーブル化し「フィルター」の機能を使えば簡単に商品名を修正することができます。
修正内容がはっきりしている場合などは「置換」の機能を使うことも可能ですが、フィルター機能を使えば修正箇所を探しながら作業をすることができます。
「置換」機能を使う
修正内容が分かっている場合は、「置換」の機能を使うことができます。
- 修正したいデータの「列」を選択する（※ 列記号部分を選択し、列全体を選択状態にする)
- 「ホーム」タブを選択
- 「検索と選択」をクリック
- 「置換」をクリック
- 検索する文字列に「カフェオレ」を入力
- 置換後の文字列に「カフェオーレ」を入力
- 「すべて置換」をクリック
「フィルター」の機能を使えば、修正内容を探しながら作業できます
「フィルター」の機能を使う場合は、テーブル化しておくと作業が簡単になります。
「リスト」をテーブル化する
- テーブル化する「リスト」のどこか１カ所を選択
- 「挿入」タブを選択
- 「テーブル」をクリック
- テーブルに変換する範囲が選択されているかを確認します
- 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れます
「テーブル化」されました
リストがテーブル化され、先頭行が「見出し」になり「フィルターボタン」が付きます。
「フィルターボタン」を使って、データの要素を一覧表示する
「商品名」のフィルターボタンをクリックするとダイアログが表示され、「商品名」の一覧が表示されます。
「フィルター」の機能を使ってデータを修正する
修正したいデータのみを表示させます
- 「すべて選択」のチェックを外して、全ての選択を解除します
- 全ての選択が解除されました
- 修正したい「カフエオレ」にチェックを入れます
「カフエオレ」のみが表示されます
フィルター機能で選択した「カフエオレ」のみが表示されます。
※ フィルター機能が適用中の「フィルターボタン」は形が変わります。
一括入力（CTRL＋Enter）の機能を使って修正します
- 修正する範囲を選択します
- 選択状態のままで「カフェオーレ」と入力します（※ 範囲選択の一番上の行が入力対象になる）
- 一度「Enterキー」で確定し、続けて「CTRL＋Enter」を押して一括入力します
「カフエオレ」が一覧から消えました
続けて修正箇所を探します
「カップ麺詰合せ」と「カップ麺詰め合わせ」の修正が必要なことが分かります。
このように「フィルター機能」を使うことで効率よく修正作業をすることができます。
リスト入力の「元データ」を作成する際に活用する
リスト入力の「元データ」を作成する際に「重複の削除」を使う場合は、同一内容のデータは表記を統一しておく必要があります。
この際に今回の方法を使うことによって作業が効率的になります。
