Excelのデータ入力は「リスト入力」を使えば効率が上がります
ラジオボタン「▼」をクリックすると出てくる「リスト」から選択するだけで入力できる「リスト入力」はとても便利です。
Excelの機能の「リスト入力」は入力効率が上がると同時にフィールド（項目）の内容を画一化できるので「分析資料」を作成する際などに「条件」の項目に使い易くなるので便利です。
とても便利な「リスト入力」ですが、元になるデータの作成と管理が面倒と感じて積極的に使わない場合があると思います。
面倒に感じられるリスト入力の元データの作成は工夫次第で簡単にできるようになります。
- Excelのデータ入力は「リスト入力」を使えば効率が上がります
「リスト入力」の設定方法
リスト入力の設定は「元のデータ」さえあれば簡単です。
「リスト入力」の規則を設定する範囲を「列全体」にしておけば、データ（行）が増えても範囲設定を変更する必要がありません。
- 「列番号」の部分をクリックして「列全体」を選択（※ 列全体を選択することで、行が増えても再設定不要）
- 「データ」タブを選択
- 「データの入力規則」をクリック
- 「データの入力規則」のダイアログで、入力の種類を「リスト」にする
- 「元の値」を範囲選択する
１．「重複の削除」の機能を使って「元データ」を作成する
リスト入力用の「元データ」を新たに作成するのではなく、既に入力済みの「DATA」を活用すれば簡単に作成することができます。
Excelの機能「重複の削除」を使えば、指定した範囲にあるデータに同じものがあれば削除してくれる便利な機能です。
「重複の削除」の機能で「同じデータ」を削除する
入力済みのデータから「重複している」ものを削除してやれば、リスト入力用の元データにすることができます。
- リスト入力したい「フィールド（項目）」を切り出す
- 切り出した「フィールド（項目）」を「重複を削除」の機能を使って「元データ」にする
２．元データを「テーブル化」してメンテナンスフリーにする
元データの「表」をテーブル化すれば、「元データが増えて表が大きくなっても」、「元の値」の範囲を「表に付けた名前」のテーブルにしているので、元の値の範囲を変更する必要がありません。
「元の値」をテーブル名にする
「元の値」のデータを増やしても修正の必要がない
リスト入力は便利な機能ですが、リスト入力の対象にしたいデータが増えた場合などはリストを修正する必要があります。
リスト入力の元データの「リスト（表）」がテーブル化してあれば、データが増えても修正する必要がありません。
元の値の表に「データ」を追加しても変更無しでリスト表示されます
「元の値」に指定した「表」がテーブル化してあれば、データの数（行）が増えてもテーブル範囲が自動的に拡大されるので、「元の値」の場所を修正する必要がありません。
※ 「元の値」はセル番地で指定した「範囲」ではなく「テーブル名」になっている
※ 「テーブル化」の設定方法
３．「２つのフィールド（項目）を連動」させる
「元の値」のデータが多い場合、リスト入力の選択画面では一部しか表示されないので「スクロール」する必要があります。
「グループ」のフィールド（項目）と「担当」のフィールを連動させる
今回のように「担当者」がグループ分けされている場合は、「２つのフィールドを連動させる」ことで、選択した「グループ」に該当する「担当者」しか表示されないようにすることができます。
「グループB」の担当者だけが「リスト」に表示される
リスト入力の「元の値」のフィールド（項目）を連動させる方法
元の値の「表」を連動させるには、「グループごとの範囲に名前を付ける」必要があります。
グループの「所属表」を作成する
グループごとに名前を付ける
「選択範囲から作成」でグループごとに名前を付ける
一つ一つ手作業でもグループごとに名前を付けることは可能ですが、「選択範囲から作成」の機能を使えば簡単に名前を付けることができます。
- グループの「所属表」を範囲選択する
- 「数式」タブを選択
- 「選択範囲から作成」をクリック
- 「選択範囲から名前...」のダイアログで、「上端行」にチェックを入れる
「INDEX関数」を使って、２つのフィールドを連動させる
「担当」セルの入力規則の「元の値」に「INDIRECT関数」を使って、「グループ」のセルを「相対参照（※ "＄"を付けない）」する。
※ INDIRECT関数は参照したい文字列（今回は名前を付けた範囲）を表示します
※ 列全体に「グループ」と「担当」のフィールドを連動したリスト入力を設定する場合は、「グループ」の列の１行目の列を相対参照する。
「エリア」を参照して「県名」のリスト入力を設定
INDIRECT関数を使ってリスト入力を設定するフィールドを関連付けておけば、リスト入力する際に表示される内容が必要最小限になるのでリストからの選択操作の効率がよくなります。
このように「リスト入力」の設定は方法さえわかれば簡単です。
同じ内容を何度も入力する必要がある場合などは、積極的に活用すれば入力効率を上げることができます。
- Excelのデータ入力は「リスト入力」を使えば効率が上がります
