「リスト入力」の「元の値」を簡単に作成する

Excelの「リスト入力」はとても便利な機能です

　リスト入力はカーソルを特定のセルに合わせると表示される、ラジオボタン「▼」をクリックすると表示されるリストから選択するだけで入力することができる便利な機能です。

　　

「リスト入力」は元の値を作成するのに手間がかかる

 「リスト入力」は使いこなせば作業効率のUPになる便利な機能です。

　しかしリストに表示するデータ（元の値）を作成する必要があり、それがハードルとなり量の多くない入力作業であれば使わずに済ませることになってしまいます。

　しかし、工夫すれば簡単に「元の値」を作ることができます。

　既に入力済みのデータから、重複しているものを削除すればリスト入力の元の値にすることができます。

　Excelの「重複の削除」の機能を使えば、選択した範囲内の重複しているデータを削除することができます。

リスト入力用に作った「リスト」を使って、「元の値」を設定します

　元の値のために用意した「データ」を「元の値」に設定します。

1. リスト入力を設定したい「セル」を選択する
2. 「データ」タブを選択
3. 「データの入力規則」を選択
4. 「データの入力規則」をクリック

　　　

「データの入力規則」を設定します

1.  「入力値の種類」からリストを選択
2. 「元の値」にカーソルを置く
3. リスト入力に設定したい「範囲」を選択 

　　　

 

「重複の削除」の機能を使って、既存の「データ」から「元の値」を作成する

　既に入力されているデータを使うことによって、簡単にリスト入力の「元の値」を作成することができます。

　リスト入力用の「元の値」を用意するのは大変ですが、既に入力されているDATAから重複しているものを削除することでリスト入力用の「元の値」にすることができます。

入力済みのDATAから「重複しているデータ」を削除する

　入力済みのデータのリスト入力の元の値に設定するフィールド（列）全体を、別の場所にコピーしてから、「重複の削除」の操作をします。

1. 入力済みの「データ」を空いたスペースにコピーする
2. コピーした内容を範囲選択する
3. 「データ」タブを選択
4. 範囲選択した「列」になっていることを確認
5. 「OK」を押す 

　　　

入力済みのデータから「16個」の重複したデータが削除されました

　　　

重複していない「４個のデータ」をリスト入力に設定します

　入力済みの２０個のデータから、重複している１６個のデータが削除され、４個のデータの「リスト用のデータ」になりました。

　　　　

「重複の削除」の条件は複数設定できます

　複数のフィールド（列）を範囲選択すれば、選択した範囲全てを「条件」の対象にすることができます。

• 「重複の削除」は複数の条件を選択することもできます。
• 「姓」と「名」の２つの条件を指定することで、「同姓同名」のデータのみが削除されます。

　　　　

「同姓同名」の重複が削除されました

　「姓」と「名」の２つの条件を設定することで、同姓の人は削除の対象から外すことができます。

　　　　

　「重複の削除」の機能を使うことによって、リスト入力の設定をするために新たにデータを入力をする必要がありません。

２つのリストを連動させる

　２つのリストを連動させると、「ラジオボタン"▼"」を押したときに表示される「リスト」を最小限にすることができます。

　１番目のリストで「選択した内容」に応じて、２番目に表示される「リストの内容」が変わります。

リストの連動は、色々な使い方ができます

• 「職員名」と「部」のリストと連動させて「部」を選択すると、その「部」に属する職員のみがリスト表示される。

• 「県」と「市」を連動させて、「県」を選択すると、その県の「市」のみがリスト表示される。

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