「条件付き書式」を使って、財務諸表を「説明資料」に変える（その２）

元の表に手を加えることなく「情報」を追加する

　その１では、単純な「表」を、元の表の形を変えることなく「説明資料」に変える方法を説明しました。

　今回は、条件付き書式を設定する具体的な操作方法を説明します。

 合計の点数に応じて「レコード（行）」の色を変える場合

　単純な集計表に、条件付き書式を使って点数に応じて、レコード（行）に色を付けることにより「情報」を加えることができます。

　　

　条件付き書式にあらかじめ用意されている「条件」には、このように「レコード(行)」に 書式（色）を設定するものはないので、「数式を使用して、･･･」のコマンドで設定する必要があります。

※ Excelでは列（項目）のことを「フィールド」、行（データ）のことを「レコード」と呼びます。

レコード（行）単位で、書式を設定

　数式を使ってレコードの中に条件に合うフィールドがあった場合に、レコード（行）全体に書式を設定する条件付き書式を設定します。

• 「合計」が条件に合えば、そのレコード（行）全体を塗りつぶす

 　　※ 「合計」のセルだけではなく、「A君」のレコード（行）を塗りつぶす

新しいルールを、「数式」を使って作成する

1. 条件付き書式を設定する範囲を選択する
2. 「ホームタブ」を選択
3. 「条件付き書式」をクリック
4. 「新しいルール」をクリック
5. 新しい書式ルールのダイアログで「数式を使用して、書式設定する…」をクリック

　　

書式ルールの編集で、数式を入力し「書式」を設定

1. 数式を入力「 ＝$H3＞＝400 」
2. 「書式」をクリックして書式を設定する
3. セルの書式設定で「塗りつぶし」タブを選択
4. 「赤」を選択

　　

　レコード（行）に書式を設定する時のポイントは、複合参照で「フィールド（列）」を固定することです

　　　数式「 ＝ $H32 >= 400 」

　このように「列」を固定した「複合参照」にすることで、「合計」の部分を基準にしてレコード全体（行単位）で書式が設定されます。

※ 数式を「  = H32 >= 400 」と「相対参照」にすると、「セル単位での書式設定」になり、400点以上の「セル」が対象になるので注意が必要です。

指定した点数以上の部分に条件を設定したい場合

• 各教科で80点以上のセルを赤くする

　この条件は、あらかじめ用意されている条件付き書式の中にあるので簡単です

　　

「条件付き書式」を設定したい部分を選択します

　　

あらかじめ用意されている「条件」の中から「指定の値より大きい」を選択します

　条件付き書式には、あらかじめいろいろな「条件」が用意されています。

1. 「条件付き書式」をクリック
2. 「セルの強調表示ルール」をクリック
3. 「指定の値より大きい」をクリック

　　　　

「指定の値より大きい」のダイアログで、条件を設定します　　　

　　

用意されていない「条件」は「数式を使用して書式設定を...」で条件を作成

• 「レコード（行）」全体に条件を設定するときは「数式を使用して...」を使って条件を作成する必要があります。
• 条件を「値より」ではなく「値以上」にしたい場合も、「数式を使用して...」を使う必要があります。（※ MOSの試験でよく出題されます）

　　　　　　

その３に続く

k-ohmori9616.hatenablog.com