すでに作成している住所録の「県名」を「コード番号」に変更する
住所録や顧客名簿を作成する際に、「県名」や「業種」などを「コード番号」で管理したいことがあると思います。
作成前に「テーブル」を用意しておき、それをもとに「VLOOKUP関数」や「リレーションシップ」で連動させて「自動入力」する方法があります。
しかし、別の場所に「テーブル」を用意する必要があり、何らかの事情でテーブルとの連動（参照）が切れた場合は修正が面倒です。
検索・置換を使って、一つ一つ変更していく方法もありますが、変換する対象が複数ある場合は何度も同じことを繰り返す必要があります。
今回は「IFS関数」を使って一気に変換する方法を説明します。
この方法を使えば、「地名」や「会社名」が変わった場合の修正も簡単にできます。
「フラッシュフィル」を使って、「住所」から「県名」を切り出す
フラッシュフィルの機能を使って「住所」から「県名」を切り出します。
- 「住所」フィールドの一番上のデータの右隣りに「埼玉県」と入力
- フィルハンドルをダブルクリックして、「下方向へコピー（オートフィル）」する
※「県名」のデータを手入力すれば、フラッシュフィルが「左から３文字を切り出す」ことを認識します
オートフィルのオプションで「フラッシュフィル」を選択する
- オートフィルでコピーされたデータの最下行のオプションを選択
- オプションで「フラッシュフィル」を選択
「住所」から「県名」が抽出されました
IFS関数を使って「県名」をコード番号に変換します
IFS関数はExcel2016から新しく追加になった関数です。
IF関数では一つしか設定できなかった「条件」を複数（127個）まで設定できます。
COUNTIF関数を使って条件を設定します
- 「住所CODE」に数式を入力します
数式「 =IFS(COUNTIF(C3,"埼玉県"),100,COUNTIF(C3,"大阪府"),101,COUNTIF(C3,"高知県"),102,COUNTIF(C3,"青森県"),103,COUNTIF(C3,"愛知県"),104,・・・）」と続けます
今回は「IFS関数」を使って「県名」から「住所CODE」に変更する方法を紹介しました。
今回のように「５種類」の情報を変換する場合は、「VLOOKUP関数」を使って変更するより効率的です。
しかし全都道府県を対象に変換するような場合は、理論的には「IFS関数」でも変換間可能ですが「VLOOKUP関数」を使う方が効率的です。
状況によって使い分けてください。
