たくさんの車両の「車検」と「点検」管理にはとても大変な作業です
多くの車両を所有している事業所では、その車検や点検の管理はとても大変な作業になります。
導入日によってばらばらに来てしまう「車検」や「点検」の期限日は注意深くしていてもうっかり忘れてしまう危険があります。
年度初めに一覧表を作成しておけば簡単に管理できそうですが、年度途中で車両の入れ替え等があるとその表を作り変える必要があり、手作業での作り替えは面倒なので「手書き」で済ませてしまい、翌年の一覧表の作成時にそのDATAが漏れてしまう可能性があります。
今回紹介する方法は、固定資産台帳などの「車両の管理表」を利用して、それに条件付き書式を使って「色」を付けることにより「車検」「点検」の管理表にする方法です。
この方法を使えば、月初に「車両の管理表」を開くだけで、直近の「車検」や「点検」の期限日の情報を「色」で知ることができます。
元の「車両の管理表」にはいっさい手を加えないので、いくつも表を作成してどれが正しいのかわからなくなることを防ぐことができます。
車両の管理表
「現在年月日」をもとにして、車検の切れそうな「行に色を付ける」
「車検・点検」の時期になれば基本的には取引のあるディーラーから時期が来れば連絡があるはずなのですが、ディーラーの人事異動などがあり担当者の引継ぎミスで連絡がこないことがあります。
担当者からの直接連絡以外にもディーラーから自動的にダイレクトメールなどで連絡があるはずなのですが、問題はこのダイレクトメールが本社の専門部署から送られてくることがあることです。
この場合、目的が「車検時期のお知らせ」ではなく、「車検の勧誘が目的」なので、２カ月以上前に送られてくることがあります。
連絡があまりにも早すぎるので、つい忘れてしまい、気が付いた時には車両運行に支障が出るようなスケジュールになったり、最悪の場合車検切れ・・・。
そうならないように「表」で管理するのですが、ついつい忘れがちになってしまいます。
期限までの日数が「1カ月以内」「60日以内」「車検切れ」の行に色を付ける
この表は「条件付き書式」を利用して「現在年月日」をもとにして、列の色が変わります。
「表」を印刷してしまうと、情報は固定されるので「車検終了年月日」で並べ替えて毎月印刷する必要があります。
上の表のように「条件付き書式」で設定しておけば、気になったときに「表」を画面で呼び出すだけで「当日」を条件として色がつくので常に最新の情報を確認することができます。
作成方法は、その２に続く・・・
