「文書整理」にピボッテーブルを使う（ピボットテーブルの応用）（その３）

ピボットテーブルの具体的な操作方法を説明します

　その２に引き続き、日付順で分類して袋に入れた書類の検索用の「表」をピボットテーブルを使って作成する方法を説明します。

ピボットテーブルの元になる「データ（リスト）」作成時に注意する点

1. データ（セル）を「結合しない」
2. フィールド名（項目名）を「複数行にしない」
3. 「空白行」をつくらない

データを作成する際には上記の３点に注意してください、

1. 「フィールド名(項目名)を結合」してしまうと、フィールドごとに分析する、ピボットテーブルが機能しなくなります。
2. フィールド名を複数行にすると、フィールド名が正しく認識されません
3. 空白行をつくると、そこで「テーブル」が分割されてしまいます。

　　　

元になるデータを用意します　

　必要なフィールド（項目）は「文書受付簿」と同様の内容です。

　　　

「ピボットテーブル」を作成する

1. リスト（表）のどこか１カ所を選択する
2. 「挿入」タブを選択
3. 「ピボットテーブル」をクリック
4. ピボットテーブルの作成ボックスで「OK」をクリック

　　　

別シートでピボットテーブルが作成されます

　「別シート」でピボットテーブルが作成されます。

　　　

「行」「列」「∑ 値」にフィールドをドラッグします

　検索の基準にしたい「フィールド（項目）」を「行」や「列」のボックスにドラッグして「集計表」を作成します。

1. 「日付」を行のボックスにドラッグ
2. 「封筒」を∑ 値のボックスにドラッグ
3. 「キーワード」を列のボックスにドラッグ
4. 「月」を行のボックスの「日付」の上にドラッグ

　　　

「ピボットテーブル」が作成されました。

　「日付」と「キーワード」でクロス集計された「集計表」が作成されました。

　　　

　これだけの少ない操作（工数）で、複雑な関数を使わなければ作成できなかった「集計表」を作成することができます。

　そしてピボットテーブルには、下記のような優れた特徴を持っています。

• 「元のデータに影響を与えない」
• 「表示されている数字」をクリックするだけで、元のデータを見る（ドリルダウン）することができる

ピボットテーブルを使って「文書」を検索

　ピボットテーブルで作成された「集計表」を使えば、簡単な操作で文章を探すことができます。

「あいさつ」と「８月」の条件で検索します

　作成した検索用の表（ピボットテーブル）を使って、文書を検索します。

　「あいさつ」と「８月」が交差する点にある「３」の数字をダブルクリックします。

　　　

条件をもとにドリルダウンされます

　キーワード「あいさつ」と日付「８月」の条件に合致する３件のデータの詳細な内容が別シートで表示されます。　

　　　

「日付」の条件を加えて、より詳細に条件を設定します

　「月」の左にある「+」をクリックすると、「日付」が表示されます。

　※ 「日付」のデータ形式が「日付」になっている場合。

　　　

「タイムライン」と「スライサー」で情報を絞り込こむ

　今回の例のようにデータの件数が少ない場合には問題ありませんが、データが増えてくるとドリルダウンしたときに表示されるデータが多くなり目的のデータを見つけにくいことがあります。

 　そのような時には「タイムライン」と「スライサー」を使ってデータを絞り込むことにより、詳細な検索をすることができます。

　　　

「キーワード」のスライサーを作成します

1. 表のどこか１カ所を選択
2. 「ピボットテーブルツール」タブを選択
3. 「分析」タブを選択
4. 「スライサーの挿入」をクリック
5. スライサーの挿入で「キーワード」にチェックを入れる

　　　

「キーワード」のスライサーが作成されました

　「キーワード」のフィールド（項目）に含まれる内容でスライサーが作成されます。

　検索の条件にしたい内容をクリックして選択するだけで、それを条件にして絞り込まれます。

　※ 複数を選択することもできます

　　　

「タイムライン」を作成します

　途中までは「スライサー」の作成と同じ作業です。

1. 「タイムラインの挿入」をクリック
2. タイムラインの挿入で「日付」にチェックを入れる

　　　

「タイムライン」が作成されました

　「日付」の内容でタイムラインが作成されます。

　※ 初期状態は「月」で表示されますが、変更可能です。

　　　

「スライサー」と「タイムライン」を使って「データ」を絞り込みます

　スライサーを使って「あいさつ」と「案内」で絞り込みます

1. 「あいさつ」をクリックします
2. 「複数選択」をクリックします
3. 「案内」をクリックします　

　　　

タイムラインを使って「2019年6月～2019年8月」で絞り込みます

1. 「2019年6月」の部分をクリックします
2. 「2019年6月」の右端をドラッグして横に伸ばします
3. タイムラインが「2019年6月～8月」に絞り込まれました　

　　　

「スライサー」と「タイムライン」によってデータが絞り込まれました

　「８月」に「あいさつ」で１件のデータが見つかりました

　　　

目的の書類は封筒「１９－０８－０１」にあることが分かりました

　　　

　このように「書類を入れた封筒」に関する情報の「リスト（表）」を作成し、それをピボットテーブル化しておけば、簡単に書類を探すことができるようになります。

　今回は、ピボットテーブルの特徴を生かして、少し変わった使用方法を説明しました。

　ピボットテーブルの本来の目的である「分析」に使うためには、もう少し深く学習する必要があります。

　ピボットテーブルを使って、データを分析する方法は他の記事をご覧ください。

k-ohmori9616.hatenablog.com